Zapytanie ofertowe (RFQ) – jak pisać do chińskich fabryk, żeby dostać porównywalne oferty

Czym jest RFQ

RFQ (Request for Quotation) to zapytanie ofertowe – prośba o podanie ceny i warunków dla dokładnie określonego produktu. Nie jest zamówieniem i do niczego nie zobowiązuje. Dobrze przygotowane RFQ pozwala porównać oferty „jabłka do jabłek” i daje mocną pozycję w negocjacjach.

RFQ, RFI i RFP – różnice

• RFI (Request for Information) – zbieranie ogólnych informacji o dostawcach i rynku, zwykle na samym początku.
• RFQ – prośba o cenę dla znanego, opisanego produktu.
• RFP (Request for Proposal) – prośba o propozycję rozwiązania przy złożonych projektach, gdy sam produkt nie jest jeszcze w pełni określony.

Co zawrzeć w zapytaniu do chińskiego dostawcy

• dokładny opis produktu: materiały, wymiary, kolory, parametry techniczne, zdjęcia lub rysunki,
• ilości – najlepiej kilka wariantów (np. 500 / 1000 / 3000 szt.), żeby zobaczyć progi cenowe,
• wymagania jakościowe i dokumenty (CE, raporty z badań, normy),
• opakowanie jednostkowe i zbiorcze, znakowanie, marka własna,
• warunki dostawy wg Incoterms (np. FOB Ningbo) – bez tego ceny są nieporównywalne,
• oczekiwany termin produkcji i dostawy,
• pytanie o MOQ, koszt i czas wykonania próbek,
• preferowane warunki płatności,
• termin złożenia oferty.

Najczęstsze błędy

• zbyt ogólny opis („potrzebuję lampek LED”),
• brak formuły Incoterms – jeden dostawca liczy EXW, inny CIF,
• brak wymagań jakościowych, przez co najtańsza oferta okazuje się najsłabsza,
• wysyłanie szczegółowej dokumentacji firmom, których nie zweryfikowano.

Po otrzymaniu ofert

Porównaj nie tylko cenę jednostkową, ale też MOQ, terminy, warunki płatności i koszt dostawy do Polski. Najlepsze 2–3 oferty zweryfikuj: próbki, raport o firmie, ewentualnie audyt fabryki.

Jak pomaga Global Link

Przygotowujemy zapytania ofertowe po chińsku i angielsku, wyszukujemy fabryki, porównujemy oferty i weryfikujemy dostawców. Napisz do nas – przygotujemy RFQ dla Twojego produktu.